Cho dù doanh nghiệp của bạn đang tăng quy mô, thu nhỏ quy mô hay chỉ di chuyển khắp thị trấn, việc chuyển văn phòng có thể khiến cả người quản lý văn phòng lão luyện nhất phải né tránh. Khi được thực hiện đúng cách, một động thái có thể chạy như một cỗ máy được bôi dầu tốt, gây ra chút ít bất tiện cho một số nhân viên. Tuy nhiên, nếu mọi thứ được thực hiện không tốt, hậu quả có thể rất thảm khốc. Dưới đây là bốn mẹo để giúp bạn và nhóm của bạn chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng ít căng thẳng và không có kịch tính.
1. Lên kế hoạch
Cũng giống như bất kỳ công việc chuyển nhà nào khác, việc chuyển văn phòng đòi hỏi bạn phải lên kế hoạch từ trước rất nhiều. Sau khi hợp đồng thuê mới của bạn được ký kết và bất kỳ công việc cải tạo nào đã hoàn tất (có thể mất nhiều thời gian để tự lập kế hoạch), bạn và nhóm của bạn nên sẵn sàng di chuyển. Cung cấp cho mọi bộ phận và nhân viên thông báo đầy đủ để họ có thể sắp xếp lại văn phòng của mình, sắp xếp hồ sơ và ưu tiên những gì cần thiết lập trước cho văn phòng của họ. Liên hệ trước với nhà cung cấp đồ nội thất văn phòng để bạn có thể đặt hàng đồ nội thất mới và vận chuyển trực tiếp đến địa điểm mới của bạn.
2. Giữ CNTT trong vòng lặp
Trong thế giới ngày nay, công nghệ thống trị tối cao. Mặc dù hậu cần vật chất của việc chuyển văn phòng là rất quan trọng, nhưng việc chuyển đổi cơ sở hạ tầng trực tuyến của doanh nghiệp bạn một cách liền mạch là điều tối quan trọng. Tham khảo ý kiến với bộ phận CNTT của bạn ngay khi bạn quyết định chuyển đi. Xác định không gian mới của bạn phải có những gì để đáp ứng nhu cầu công nghệ của bạn và đưa ra kế hoạch trò chơi với CNTT để mạng của bạn có thời gian ngừng hoạt động tối thiểu. Luôn theo sát CNTT về bất kỳ thay đổi nào khi chúng xuất hiện để có thể điều chỉnh kế hoạch của mình cho phù hợp.
3. Tìm ra những gì bạn có và những gì bạn cần
Khi bạn đã có ý tưởng về thiết kế văn phòng mới của mình trông như thế nào, hãy dự trữ tất cả đồ nội thất của bạn. Lập một bảng tính liệt kê những gì mỗi phòng sẽ cần, những đồ nội thất mà văn phòng đã sở hữu và những vật dụng nào cần thiết. Làm việc với một nhà cung cấp đồ nội thất văn phòng đáng tin cậy để mua những món đồ hoạt động tốt với những gì bạn đã có nếu bạn đang tìm cách củng cố bộ sưu tập của mình hoặc thay mới toàn bộ và trang bị cho văn phòng mới của bạn một diện mạo hoàn toàn mới. Vẻ đẹp của việc chuyển văn phòng là không gian mới của bạn là một tấm bạt hoàn toàn trống rỗng.
4. Di chuyển đồ đạc lớn trước
Khi đến thời điểm phải di chuyển, có thể rất hấp dẫn để mọi người lấy bất cứ thứ gì họ có thể và mang nó đến vị trí mới. Trong khi chuyển văn phòng là một nỗ lực của cả nhóm, hãy cố gắng có kế hoạch. Chuyển đồ đạc lớn trước, và nhờ nhà cung cấp đồ nội thất của bạn và các nhà cung cấp khác giao hàng trực tiếp đến địa điểm mới. Sau khi tất cả các vật phẩm lớn được chuyển đi, bạn có thể bắt đầu mang các vật phẩm nhỏ hơn và đồ dùng cá nhân. Các cá nhân có thể được giao trách nhiệm tùy chỉnh và tổ chức văn phòng của riêng họ, trong khi một người quản lý văn phòng hoặc người giám sát khác nên làm việc hướng dẫn những người khác trong việc chuẩn bị hành lang, phòng hội nghị và các khu vực chung khác.
