Giữa các cuộc họp, cuộc gọi hội nghị, công việc giấy tờ và mọi thứ khác đi kèm với công việc bàn giấy, ai có thời gian để giữ cho văn phòng của họ sạch sẽ và ngăn nắp? Mặc dù nhiệm vụ có vẻ khó khăn nhưng duy trì một không gian làm việc sạch sẽ, không lộn xộn có thể giúp bạn tập trung hơn và cũng có thể giúp giảm căng thẳng trong khi làm việc. Hãy xem những mẹo và thủ thuật hữu ích này sẽ giúp bạn ngăn nắp hơn với nỗ lực tối thiểu.
1. Chỉ định một nơi cho mọi thứ.
Nó có vẻ khá cơ bản, nhưng đó là một bước quan trọng để tổ chức văn phòng của bạn và giữ nó ngăn nắp — hãy chọn một nơi để đặt mọi thứ! Trả các vật dụng vào ngăn kéo hoặc tủ được chỉ định ngay sau khi bạn sử dụng xong thay vì để giấy tờ và đồ dùng văn phòng chất đống trên màn hình của bạn. Một thực tiễn tốt là chỉ để những vật dụng cần thiết ở bàn làm việc của bạn một cách thường xuyên. Các nguồn cung cấp khác mà bạn có thể không sử dụng thường xuyên nên được cất giữ ở nơi khác chỉ để truy cập khi cần thiết.
2. Nộp hồ sơ giấy tờ của bạn
Cũng giống như nguồn cung cấp của bạn, thủ tục giấy tờ chỉ nên được lưu trên máy tính để bàn của bạn nếu nó cần thiết cho các dự án cụ thể mà bạn đang làm việc vào ngày hôm đó. Tuân theo quy tắc này sẽ giúp bạn kiểm soát không gian của mình và cũng sẽ giữ cho tất cả những giấy tờ đó không trở thành vấn đề đau đầu nghiêm trọng. Tạo một hệ thống lưu trữ phù hợp với bạn và số lượng tệp vật lý mà bạn đang làm việc, cho dù đó là ở dạng tủ đựng hồ sơ, máy tính để bàn hay giá sách.
3. Cắt giảm việc sử dụng giấy khi có thể
Cắt giảm lượng giấy sử dụng sẽ giúp bạn ngăn nắp hơn đáng kể. Cân nhắc sử dụng một chương trình như Microsoft One Note để thu thập ý tưởng của bạn thay vì dán Post-Its ở khắp nơi. Bạn cũng có thể bắt đầu nhập ghi chú cuộc họp trên máy tính xách tay thay vì lãng phí giấy ghi chép. Bạn càng có ít mảnh giấy nổi về không gian làm việc của mình càng tốt!
4. Hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng ngay lập tức
Nếu bạn bắt gặp những vật dụng nhỏ trong không gian làm việc của mình cần được dọn dẹp hoặc cất đi, thì hãy quan tâm đến chúng ngay khi bạn nhận thấy chúng. Dọn dẹp những thứ nhỏ nhặt này ngay lập tức sẽ giúp bạn giữ vững phong độ để chúng không bao giờ trở thành nguyên nhân chính khiến bạn lo lắng.
5. Dọn dẹp hộp thư đến của bạn
Đảm bảo rằng bạn sắp xếp nhiều thứ hơn chỉ là màn hình của bạn! Việc lưu giữ quá nhiều email cũ có thể lấn át và nó cũng có thể làm chậm máy tính của bạn. Đảm bảo: trả lời các email khẩn cấp ngay lập tức; phân loại các email quan trọng thành các thư mục con được đặt tên phù hợp; và xóa ngay những email không cần thiết.
6. Thực hiện các ngày dumpster
Tại OfficeFurniture.com, chúng tôi tham gia vào “ngày bãi rác” hàng quý, trong đó chúng tôi đặt các thùng rác lớn ở cuối các dãy tủ của chúng tôi. Điều này khuyến khích nhân viên của chúng tôi dọn dẹp không gian bàn làm việc của họ và dọn dẹp mọi giấy tờ, vật dụng hoặc rác không cần thiết để nhường chỗ cho những vật dụng quan trọng hơn. Bằng cách cung cấp cho nhân viên của bạn một lối thoát dễ dàng để vứt bỏ các vật liệu cũ, bạn sẽ tăng đáng kể cơ hội tạo ra một văn phòng có tổ chức hơn về tổng thể.
7. Quản lý thời gian của bạn
Sắp xếp thời gian của bạn cũng quan trọng như sắp xếp các hạng mục vật chất trong văn phòng của bạn. Vì không phải lúc nào việc tổ chức không gian làm việc của bạn cũng được ưu tiên, nên tốt nhất bạn nên sử dụng thời gian rảnh một cách khôn ngoan. Bạn có bị giữ trong cuộc gọi hội nghị không? Thu dọn hộp thư đến của bạn. Bạn có đi làm sớm hơn bình thường không? Tăng cường ngăn kéo cung cấp của bạn. Có chủ đích đến làm việc sớm hoặc ở lại muộn thực sự là một ý tưởng tuyệt vời. Vì việc hoàn thành công việc dễ dàng hơn khi không có ai xung quanh, hãy thử dành thời gian riêng tư cho mục đích tổ chức khi bạn biết mình sẽ không bị làm phiền.
8. Đặt mục tiêu có thể đạt được
Trước khi bạn bắt đầu quyết tâm của năm mới là duy trì một không gian làm việc có tổ chức hơn, hãy đảm bảo thiết lập cho mình thành công bằng cách đưa ra các mục tiêu có thể đạt được. Nói cách khác, đừng cố chấp nhận quá nhiều việc cùng một lúc. Mỗi lần làm một chút với tốc độ phù hợp với bạn và bạn sẽ có thể sắp xếp công việc nhanh chóng hơn nhiều. Có thể một ngày nào đó, bạn sẽ muốn cất hết đống giấy tờ lên bàn làm việc và ngày hôm sau, bạn có thể chọn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái những cuốn sách trên giá sách của mình. Dù quy trình của bạn có thể là gì, chỉ cần thực hiện từng bước một.
9. Tổ chức mỗi ngày
Mặc dù việc thực hiện mọi thứ một cách chậm rãi sẽ có lợi nhưng điều quan trọng không kém là phải theo kịp các nỗ lực tổ chức của bạn hàng ngày. Một cách dễ dàng để làm điều này là thực hiện việc lấy nhanh vào đầu hoặc cuối mỗi ngày. Quét không gian làm việc của bạn và quan tâm đến bất kỳ đầu lỏng lẻo nào. Từ việc cất áo len của bạn trong tủ quần áo thay vì trên ghế của bạn đến việc đặt bút và bút chì vào ngăn kéo được chỉ định của chúng, mọi thứ đều hữu ích. Một khi bạn duy trì những thói quen làm việc nhỏ này một cách thường xuyên, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng chúng sẽ trở thành bản chất thứ hai.
10. Tạo không gian làm việc cá nhân hóa mà bạn yêu thích
Việc cá nhân hóa không gian không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn truyền cảm hứng để bạn luôn ngăn nắp hơn. Bạn càng tận hưởng không gian, bạn sẽ càng tự hào về việc giữ cho nó sạch sẽ, khiến những nỗ lực tổ chức dường như trở nên ít công việc hơn và thú vị hơn.
Có thể bạn quan tâm
