Di chuyển toàn bộ công ty của bạn từ địa điểm này sang địa điểm khác có thể vừa quá sức vừa là một cuộc đấu tranh, đặc biệt là khi gánh nặng trách nhiệm thuộc về những nhân viên có ít kinh nghiệm trong việc chuyển văn phòng. Với việc lập kế hoạch kém, mọi thứ chắc chắn sẽ xảy ra sai và có thể khiến doanh nghiệp của bạn mất hàng nghìn đô la. Dưới đây là một số mẹo giúp việc chuyển văn phòng tiếp theo của bạn trở thành một trải nghiệm dễ dàng và không đau đớn.
Thời gian là tất cả mọi thứ
Điều đầu tiên bạn nên làm khi chuẩn bị chuyển văn phòng là lên lịch trình. Khi bạn đã chốt ngày chuyển nhà, hãy lập danh sách tất cả những việc bạn cần làm trước khi xe tải đến. Đưa nhân viên của bạn tham gia vào quá trình sớm và xác định xem ai cần phải làm gì. Một ủy ban di chuyển có thể giúp nhóm của bạn luôn có tổ chức và làm cho quá trình chuyển đổi trở nên đơn giản cho tất cả mọi người.
Biết động cơ của bạn
Việc tìm kiếm và ký hợp đồng với những người động viên tốt sẽ mất nhiều thời gian và phải là một trong những mục tiêu chính của bạn. Bạn nên điều tra động cơ của mình và xác định tất cả các dịch vụ mà họ sẽ cung cấp. Ví dụ, dịch vụ đóng gói chuyên nghiệp có thể giúp nhân viên của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và khó khăn trong quá trình chuyển nhà. Bạn sẽ muốn trao đổi cởi mở với người dẫn đường của mình để tránh mọi hiểu lầm và để họ có thể đáp ứng đúng nhu cầu của văn phòng bạn.
Chuẩn bị đồ đạc của bạn
Không cần phải nói rằng bạn sẽ cần làm trống các ngăn kéo và dọn dẹp bàn làm việc. Đây có thể là một trong những phần đáng sợ nhất khi di chuyển, nhưng bạn nên xem nó như một cơ hội để bắt đầu lại. Bạn cũng cần phải tháo rời một số đồ nội thất văn phòng nhất định và bạn nên sắp xếp mọi ốc vít, bu lông bị lỏng hoặc các thành phần quan trọng khác để bạn không làm mất chúng trong quá trình chuyển đổi. Dán nhãn là một chiến lược tốt khác để đảm bảo mọi thứ không bị rơi vào tình trạng lộn xộn.
Tạo sơ đồ và sơ đồ văn phòng mới
Không có vấn đề gì, di chuyển là căng thẳng. Bạn có thể chuyển đến một không gian mới dễ dàng hơn bằng cách lên kế hoạch trước cho cách bố trí mới. Hãy làm quen với không gian trước và biết từng món đồ nội thất sẽ được đặt ở đâu. Chuyển văn phòng cũng là một cơ hội tốt để loại bỏ những thứ mà văn phòng của bạn không còn cần đến và nâng cấp lên những thiết bị hiện đại hơn. Thông báo cho nhân viên của bạn trong mỗi bước của quy trình.
