Bạn đã quyết định rằng doanh nghiệp của mình cần một khởi đầu mới, mới mẻ và vì vậy bạn đang bắt đầu với vị trí văn phòng. Sau một thời gian suy nghĩ kỹ, bạn đã quyết định chuyển văn phòng và bắt đầu một kỷ nguyên mới của doanh nghiệp mình. Nhưng chuyển văn phòng không phải là việc dễ dàng. Có rất nhiều kế hoạch trước đó cần phải được thực hiện trước khi nhảy thẳng vào một không gian văn phòng mới. Bạn sẽ phải di chuyển tất cả thiết bị và tài liệu lưu trữ của mình, nhân viên sẽ cần thu dọn bàn làm việc của họ và bạn có thể sẽ phải suy nghĩ xem đồ đạc nào đủ đẹp để giữ lại và những thứ cần thay thế. Điều tốt nhất để làm? Hãy bắt đầu lên kế hoạch trước sáu tháng trước khi thuê dịch vụ chuyển văn phòng đó. Dưới đây là tiến trình chia theo tháng về cách chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng sắp tới của bạn.
Mười hai đến sáu tháng trước khi chuyển văn phòng
Đây là thời điểm để xem xét hậu cần của việc di chuyển. Bước cơ bản và quan trọng nhất trong giai đoạn này là xem xét lại hợp đồng thuê nhà hiện tại. Điều này sẽ cho bạn biết bạn còn bao nhiêu thời gian để chuẩn bị cho việc di dời văn phòng trước khi bạn cần rời khỏi không gian hiện tại của mình. Đây cũng là thời điểm để bắt đầu xây dựng một ngân sách linh hoạt cho việc di chuyển. Ngân sách này không chỉ bao gồm chi phí cho không gian văn phòng mới mà còn bao gồm chi phí dịch vụ chuyển văn phòng, lưu kho đồ đạc, đội ngũ di chuyển và chi phí đi lại.
Bốn tháng đến một tháng trước
Sau khi bạn đã xác định ngân sách và quyết định không gia hạn hợp đồng thuê với bất động sản thương mại hiện tại của mình, đã đến lúc bắt đầu tìm kiếm không gian văn phòng phù hợp. Theo phép lịch sự, đây cũng nên vào khoảng thời gian bạn cho nhân viên biết rằng một động thái sẽ diễn ra, vì điều này giúp họ có nhiều thời gian để chuẩn bị. Thông tin liên lạc trong những tháng này là rất quan trọng, không chỉ với nhân viên mà còn với các đối tác kinh doanh, nhà cung cấp và nhà đầu tư, những người sẽ cần biết về việc thay đổi địa chỉ. Cuối cùng, đây là lúc bạn nên đánh giá xem đồ đạc nào sẽ cần đi cùng bạn và đồ đạc nào cần bỏ lại. Ví dụ, bàn máy tính 20 năm tuổi có thực sự cần thiết hay một mô hình mới, tiện dụng hơn sẽ là khoản đầu tư tốt hơn?
Một tuần đến một ngày trước khi di dời
Bây giờ bạn đã đảm bảo không gian văn phòng, đã đến lúc bạn phải đi và kiểm tra môi trường xung quanh. Đây là cơ hội cuối cùng để chỉ ra bất kỳ vấn đề hoặc khiếu nại tiềm ẩn nào đối với công ty bất động sản thương mại. Cuối cùng là lập một lịch trình di dời văn phòng thống nhất và chia sẻ nó với các chuyên gia dịch vụ chuyển văn phòng của bạn.
